1. «Актовий запис не знайдено»
Найчастіша ситуація. Дія шукає запис у Державному реєстрі актів цивільного стану, а туди перенесено далеко не всі паперові книги. Реєстр ведеться з 2000-х років; записи 1990-х і раніше оцифровувалися вибірково, переважно тоді, коли хтось уже звертався за документом. Якщо ваше народження або шлюб батьків зареєстровано у 1985 році в районному РАЦСі, велика ймовірність, що в електронному реєстрі цього запису просто немає.
Що робити. Запис треба спершу внести до реєстру. Це робить відділ ДРАЦС, у якому зберігається актова книга (або обласний архів ДРАЦС, якщо книгу передано туди). Заява подається особисто або через представника; після внесення запису повторне свідоцтво можна отримати в будь-якому відділі. Самостійно це реально, якщо ви в Україні і готові до одного-двох візитів. З-за кордону — через адвоката за ордером.
2. Розбіжності в написанні імен
У старих записах прізвища та імена часто записані російською або в іншій транслітерації: «Анна» замість «Ганна», «Николай» замість «Микола», «Ё» у прізвищі. Дія порівнює дані з вашим паспортом і при розбіжності не знаходить запис або відмовляє.
Що робити. Спробувати ввести дані так, як вони могли бути записані в оригіналі (російською мовою, старе написання). Якщо не допомагає — звернення до ДРАЦС із заявою про внесення змін до актового запису або про виправлення; після цього повторне свідоцтво видається вже з правильними даними.
3. Запис зроблено на тимчасово окупованій території
Для Криму, частини Донецької та Луганської областей українські актові книги за 2014 рік і раніше частково вивезено, частково залишилися на окупованій території. Якщо книга недоступна, Дія відповість «запис не знайдено», і жоден відділ ДРАЦС його не внесе.
Що робити. Якщо є будь-який документ, що підтверджує факт (старе свідоцтво, копія, довідка з пологового, витяг з паспорта) — запис поновлюється за заявою через ДРАЦС. Якщо документів немає зовсім — факт народження, шлюбу чи смерті встановлюється в судовому порядку, а вже рішення суду стає підставою для реєстрації. Це юридична процедура, яку ми ведемо повністю.
4. Регіон, де послуга тимчасово не працює
Через воєнний стан у деяких областях онлайн-послуги ДРАЦС періодично обмежуються. Дія про це повідомляє на етапі вибору послуги.
Що робити. Повторне свідоцтво видає будь-який відділ ДРАЦС України незалежно від місця реєстрації акта. Звернутися можна в іншому регіоні — особисто або через представника.
5. Немає Дія.Підпису або він не проходить
Для заяви потрібен Дія.Підпис або КЕП. Його не можна отримати без української SIM-картки з верифікацією через BankID чи ID-картку з чипом. Люди за кордоном, літні батьки, власники паспортів старого зразка часто застрягають на цьому етапі.
Що робити. Альтернатива підпису — представник. Нотаріальна довіреність (у консульстві або в нотаріуса за кордоном з апостилем і перекладом) або адвокатський ордер із договором про правову допомогу, який підписується дистанційно. Другий варіант швидший і дешевший, особливо коли ви не в Україні.
6. Документ потрібен за кордоном, а Дія доставляє лише по Україні
Технічно це не відмова, але результат той самий: Укрпошта з Дії не відправляє за кордон, а повторне свідоцтво ще треба апостилювати. Якщо в Україні нема кому забрати документ і відвезти в Мін'юст, схема з Дією не закривається.
Що робити. Або родичі в Україні, які отримають, апостилюють і відправлять, або повний цикл через представника: отримання, апостиль, переклад (де приймають український) і міжнародна доставка.
Коли варто одразу йти через адвоката
- ви за кордоном без Дія.Підпису;
- запис до 2000-х років і Дія його не бачить;
- запис з окупованої території або є помилка в даних;
- потрібен апостиль і доставка за кордон;
- документ потрібен терміново, і немає часу на «спробувати ще раз через тиждень».
У решті випадків — спочатку Дія. Це 0,51 грн і три робочі дні, і ми щиро радимо почати з цього.